GED et EDI

Dématérialisez vos documents en changeant vos habitudes

3,2,1...0 Papier

...Vos documents, les flux entrants et leur classement

... un document de manière unique et nommer simplement vos PDF

Les documents sont classés automatiquement, couplés à l'ERP ou accessibles par mot clé

EDI

Maitrise et déploiement de flux EDI Commande (ORDER) et Facture avec dématérialisation fiscale (INVOICE). Gestion des sous-traitants et des partenaires EDI
GED

Définition des flux GED entrants et sortants avec classement automatique et accessibilité en mode ERP ou Cloud
Environnement technique

Serveur Synology, Fox It, Développement de moteur GED Access, Automatique Email Manager

Les fax sont dématérialisés (convertis en email par un prestataire)
Les emails sont compartimentés par Services (ADV, SAV, APPRO...) Chaque utilisateur responsable tri les emails, y répond où les déplace dans un dossier GED dans la boîte mail
Les dossiers d'emails sont ensuite scannés par un serveur Automatic Email Manager qui converti l'ensemble dans un dossier PDF entrant par service

Coût : 400 € de licences (si l'infractsructure VM ou matérielle est déjà en place )

Le dossier entrant n'est pas accédé en direct par les utilisateurs
My GED est un dossier personnel, alimenté à la demande de l'utilisateur par un script vbs qui vient "piocher" un PDF dans le dossier entrant de son service
Les PDF sont lus et éventuellement annotés par FoxIt Reader qui permet d'enregistrer les commentaires ou annotations graphiques

Coût : 0 €

Une fois traité, l'utilisateur renomme le PDF avec les conventions de l'entreprise (Exemple toutes les offres commencent par OFFR- suivient du numéro de l'offre)
A partir des la définition des conventions de nommage, un moteur GEDAuto scrute les dossiers, contrôle le nommage à partir de l'ERP et va classer automatiquement le PDF dans une arborescence connue de l'ERP (Par exemple, les PDf d'une offre se classerons dans un dossier ERP\Clients\Numéro du client\Offre\OFFR-NuméroDeL'offre)
Ce mécanisme peut être réalisé par développement spécifique ou EBP

Coût : 10 jours à 20 jours de dévelopement et de paramétrage (et dépendant des possibilités de l'ERP)

Les PDFs sont consultables directement depuis l'ERP car la convention de classement est respectée
Les mécanismes du serveur synology (Annuaire LDAP) garantie que les fichiers ne seront pas modifiés par un utilisateur. La totalité de la GED est accessible via le réseau classique
Les dossiers sont synchronisés par les mécanismes de cloud en multi-sites
L'outil "Universal Search" de Synology permet une recherche par mot clé dans l'ensemble des PDFs

Coût : 0 € (si l'infractsructure ERP, VM ou matérielle est déjà en place )

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