GED et EDI

Dématérialisez vos documents en changeant vos habitudes

3,2,1...0 Papier

1 Definir...

...Vos documents, les flux entrants et leur classement

2 Identifier...

... un document de manière unique et nommer simplement vos PDF

3 Automatiser !

Les documents sont classés automatiquement, couplés à l'ERP ou accessibles par mot clé

Périmètre technique et fonctionnel

  • EDI

    Maitrise et déploiement de flux EDI Commande (ORDER) et Facture avec dématérialisation fiscale (INVOICE). Gestion des sous-traitants et des partenaires EDI

  • GED

    Définition des flux GED entrants et sortants avec classement automatique et accessibilité en mode ERP ou Cloud

  • Environnement technique

    Serveur Synology, Fox It, Développement de moteur GED Access, Automatique Email Manager

Cas Pratique

Flux Entrants

Flux Entrants

  • Les fax sont dématérialisés (convertis en email par un prestataire)
  • Les emails sont compartimentés par Services (ADV, SAV, APPRO...) Chaque utilisateur responsable tri les emails, y répond où les déplace dans un dossier GED dans la boîte mail
  • Les dossiers d'emails sont ensuite scannés par un serveur Automatic Email Manager qui converti l'ensemble dans un dossier PDF entrant par service
Coût : 400 € de licences (si l'infractsructure VM ou matérielle est déjà en place )
Concept

Concept "My Ged"

  • Le dossier entrant n'est pas accédé en direct par les utilisateurs
  • My GED est un dossier personnel, alimenté à la demande de l'utilisateur par un script vbs qui vient "piocher" un PDF dans le dossier entrant de son service
  • Les PDF sont lus et éventuellement annotés par FoxIt Reader qui permet d'enregistrer les commentaires ou annotations graphiques
Coût : 0 €
Classement GedAuto

Classement GedAuto

  • Une fois traité, l'utilisateur renomme le PDF avec les conventions de l'entreprise (Exemple toutes les offres commencent par OFFR- suivient du numéro de l'offre)
  • A partir des la définition des conventions de nommage, un moteur GEDAuto scrute les dossiers, contrôle le nommage à partir de l'ERP et va classer automatiquement le PDF dans une arborescence connue de l'ERP (Par exemple, les PDf d'une offre se classerons dans un dossier ERP\Clients\Numéro du client\Offre\OFFR-NuméroDeL'offre)
  • Ce mécanisme peut être réalisé par développement spécifique ou EBP
Coût : 10 jours à 20 jours de dévelopement et de paramétrage (et dépendant des possibilités de l'ERP)
Consultation multi-canal

Consultation multi-canal

  • Les PDFs sont consultables directement depuis l'ERP car la convention de classement est respectée
  • Les mécanismes du serveur synology (Annuaire LDAP) garantie que les fichiers ne seront pas modifiés par un utilisateur. La totalité de la GED est accessible via le réseau classique
  • Les dossiers sont synchronisés par les mécanismes de cloud en multi-sites
  • L'outil "Universal Search" de Synology permet une recherche par mot clé dans l'ensemble des PDFs
Coût : 0 € (si l'infractsructure ERP, VM ou matérielle est déjà en place )

Stéphan SIMON

Contact

06 40 22 86 57

Téléphone

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